Cara Menyusun Daftar Bahan yang Lolos Audit

Daftar bahan adalah dokumen yang paling sering dikembalikan auditor. Bukan karena isinya salah, tetapi karena tidak lengkap.

Kolom yang wajib ada

1. Nama bahan — persis seperti tertulis di kemasan pemasok, bukan nama umum.
2. Nama dagang dan kode — bila pemasok memakai kode produk.
3. Nama pemasok dan pabrik pembuat — keduanya, karena sering berbeda.
4. Negara asal.
5. Nomor sertifikat halal bahan dan masa berlakunya.
6. Lembaga penerbit sertifikat — untuk bahan impor, pastikan lembaganya diakui BPJPH.
7. Status kritis — kritis, tidak kritis, atau dikecualikan.
8. Dokumen pendukung — nomor dan tanggal dokumen yang dilampirkan.

Kesalahan yang paling sering

• Mencantumkan nama umum ("pewarna merah") alih-alih nama spesifik.
• Sertifikat halal bahan sudah kedaluwarsa saat audit berlangsung.
• Bahan penolong tidak dicantumkan karena tidak muncul di komposisi produk akhir.
• Bahan yang sudah tidak dipakai masih tercantum, sehingga auditor menanyakan dokumen yang tidak ada.

Kiat praktis

Buat satu berkas per bahan berisi sertifikat, spesifikasi, dan CoA. Beri nama berkas dengan pola yang konsisten. Saat auditor meminta bukti untuk bahan tertentu, Anda tinggal membuka satu folder — bukan mencari di lima tempat.

Dan pasang pengingat 90 hari sebelum tiap sertifikat bahan berakhir. Sertifikat pemasok yang kedaluwarsa adalah penyebab nomor satu kegagalan pada audit ulang.